Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Website und unserem Online-Dienst „LV-Extraktor“. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer Daten.

Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.

1. Verantwortlicher

Building Control Experts UG (haftungsbeschränkt)
Bernhard-Bästlein-Straße 20
10367 Berlin
Deutschland

E-Mail: klemczak.t@buildingcontrolexperts.de
Telefon: +49 (0)151 44903909

2. Hosting

Unsere Website wird auf einem Server der

Contabo GmbH
Aschauer Straße 32a
81549 München
Deutschland

gehostet.

Beim reinen Hosting erfolgt keine Übermittlung außerhalb der Europäischen Union.

Bei jedem Zugriff auf die Website werden automatisch folgende technische Daten verarbeitet:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Referrer-URL

Diese Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung der Systemsicherheit und Funktionsfähigkeit der Website.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb). Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz vor Missbrauch und der Sicherstellung der IT-Sicherheit.

Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (TLS 1.2 oder höher).

3. Datenverarbeitung bei Nutzung des LV-Extraktors

Wenn Sie unseren LV-Extraktor nutzen, verarbeiten wir folgende Daten:

Zur technischen Durchführung setzen wir Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig sind.

a) E-Mail-Adresse und Protokolldaten

Ihre E-Mail-Adresse wird erhoben, um Ihnen die Ergebnisse der Extraktion zuzusenden. Zusätzlich speichern wir zusammen mit Ihrer E-Mail-Adresse einen technischen Log-Eintrag (Datum, Uhrzeit, Dateimetadaten und Ihre Bestätigung des Haftungsausschlusses bzw. der manuellen Kontrollpflicht). Dies dient dem Nachweis Ihrer Zustimmung zu unseren Nutzungsbedingungen und der Abwehr möglicher rechtlicher Ansprüche.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der rechtlichen Absicherung und Nachweispflicht).

Die Bereitstellung der E-Mail-Adresse ist für die Nutzung des Dienstes erforderlich. Ohne Angabe kann keine Zusendung der Ergebnisse erfolgen.

b) Hochgeladene PDF-Dateien

Die hochgeladene PDF-Datei wird temporär auf unserem Server gespeichert und zur Verarbeitung an die Google Gemini API übermittelt (siehe Abschnitt 4). Nach der Verarbeitung wird die Datei automatisch gelöscht.

c) Ergebnisdateien

Die erzeugten Excel- und GAEB-XML-Dateien werden temporär gespeichert und Ihnen per E-Mail zugesendet.

Soweit personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

4. Einsatz der Google Gemini API

Zur KI-gestützten Extraktion von LV-Positionen wird der Inhalt Ihrer PDF-Datei (als extrahierter Text) an die Google Gemini API übermittelt.

Anbieter:

Google Ireland Ltd
Gordon House
Barrow Street
Dublin 4
Irland

Die Nutzung erfolgt über die Google Gemini API (nicht über Vertex AI).

Eine Verarbeitung außerhalb der EU, insbesondere in den USA, kann nicht ausgeschlossen werden.

Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage:

• des EU-US Data Privacy Framework (DPF) gemäß Art. 45 DSGVO
• sowie ergänzend der Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO

Nach den öffentlich zugänglichen Informationen von Google werden übermittelte Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, sondern ausschließlich zur Erbringung der API-Leistung verarbeitet.

5. E-Mail-Versand (Resend)

Für den Versand der Ergebnis-E-Mails nutzen wir:

Resend Inc.
44 Burrows St
San Francisco, CA 94134
USA

Resend ist nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert.

Die Übermittlung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Zustellung der Ergebnisdateien.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Aufbewahrungsfristen

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

• PDF-Dateien: Löschung innerhalb von 1 Stunde nach Verarbeitung
• JSON-Ergebnisdaten: Löschung innerhalb von 24 Stunden
• Excel- und GAEB-Dateien: Löschung innerhalb von 24 Stunden
• E-Mail-Adresse und Nutzungsdaten: Speicherung für maximal 3 Jahre zur Abwehr möglicher Rechtsansprüche (§ 195 BGB)
• Bestätigungsprotokolle: Speicherung für maximal 3 Jahre (Nachweis der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen)
• Server-Logdaten: Speicherung für 30 Tage

Anschließend erfolgt eine automatische Löschung.

7. Keine Verwendung von Cookies und Tracking-Tools

Wir verwenden auf unserer Website keinerlei Cookies, Web Storage (Local/Session Storage) oder vergleichbare Tracking-Technologien. Unsere Website kann vollständig ohne das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät genutzt werden.

Zudem binden wir keine externen Schriftarten (wie z. B. Google Fonts) ein; alle Schriften werden lokal von unserem Server geladen.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Der LV-Extraktor erzeugt technische Verarbeitungsergebnisse. Rechtliche oder vergleichbar erhebliche Entscheidungen werden nicht automatisiert getroffen.

9. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannte Kontaktadresse.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständige Behörde:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
www.datenschutz-berlin.de

11. Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung der im Impressum veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung nicht ausdrücklich angeforderter Werbung wird hiermit widersprochen. Im Falle unverlangter Zusendung behalten wir uns rechtliche Schritte vor.